实质上，用人单位规章制度的效力在劳动纠纷领域中一直是一个热点问题，企业的用人单位规章制度是否有效直接影响着企业能否“根据公司制度”行使其在公司事务中的自主管理权，对公司劳动秩序的管理起着关键作用。

那么，企业应该如何制定规章制度呢？根据《劳动法》、《劳动合同法》及《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》的相关规定，用人单位在制定规章制度时，要满足下面三大要件。

要件一：内容合法

用人单位规章制度，从本质上分析类似于员工与企业之间的一对多的合同约定，企业制定了内部的管理秩序，通过员工大会等相关形式与员工协商，双方达成管理事项的合意，最终对双方发生约束。因此，笔者理解在法理的角度上，用人单位规章制度与合同都属于民事主体之间的约定，因此用人单位规章制度也与合同一样，内容不得违反国家的强制性规范，若制度的内容违法，则便如文首案例一般视为无效约定。

企业希望达到此要件，在拟定过程中需秉承公平、合理、不违反公序良俗的原则。当HR部门与法务部门或法律顾问定下草案后，建议企业即召开关于规章制度的协商会议使得职工代表或全体员工介入，通过员工的合理反馈来对内容的合法性与合理性进行保障。

要件二：制定程序合法

用人单位规章制度制定程序的合法要求，实质上体现着法律维护劳动者切身利益的态度，法律要求企业通过职工代表大会或全体员工讨论等方式来有效获得劳动者真实意见并保障劳动者在该事项的平等协商权。

在实务中曾有一例规章制度制定程序存在瑕疵而导致规章制度无效的案例：

但近年在实践中，也有部分地区法院认可了用人单位通过《员工确认函》等相关员工本人确认制度内容的文件替代民主程序的效力的方法。

综上，职工代表大会/全员会议除了是保障内容合法的手段外，也是保障程序合法的手段之一。在有条件的企业，建议在制度草案完成后通过开展职工代表大会/全员会议来实质履行民主程序后，此情形下建议保留会议签到表、会议纪要等文件以记录会议的人员参会情况与会议结论。

若企业召开职工代表大会/全员会议的成本过高，也可以通过设置公示期的模式发布规章制度，例：通过OA系统等公司统一办公系统发布制度初稿，预留出5-7日的公示期用以收集员工建议，公示期届满后若无员工意见，则自动生效（若员工反馈合理修改意见，则重复前述环节以公示）。在公示期届满的当日，再由HR部门收集全员签名的确认函并保留。

要件三：向劳动者公示或告知

劳动法法律体系中所要求的要件三，笔者理解与合同签署中的送达逻辑一致，即双方就合同内容达成一致后，双方均需签章、送达彼此合同原件，此时合同签约的事项才算闭环。而公示或告知就是为了让劳动者触达并确认与自己切身利益相关的制度内容的环节。

在实务中，曾有一公司D完成了内容合法与程序合法二要件，即召开职工代表大会确认了《公司D员工手册》，但在公示环节中其仅将《公司D员工手册》张贴在食堂公示栏中，导致除了职工代表外的部分基层员工对《公司D员工手册》的发布一无所知。最终，公司D的规章制度也无法在庭审中被认定为公司行使自主管理权的依据。

因此，在此环节中建议企业使用多方式让员工了解自身规章制度的发布与内容，如：纸质发放并收取签收回执、必经之路的公示栏张贴、公司官网查阅、办公OA电子系统查阅等便于员工随时查阅并可留下查阅痕迹的方式。

综上，以上建议均适用于企业尚未发布用人单位规章制度或修改用人单位规章制度的阶段。当企业已发布其用人单位规章制度后，对于新入职的员工则可以将规章制度的内容置入（1）劳动合同附件（2）新人培训（3）入职材料发放等环节中增强其认识。

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